Cum se implementeaza o solutie SAP?

Implementarea unei solutii SAP atrage dupa sine multe schimbari la nivel organizational, schimbari de management, de norme, in modul de lucru, imbunatatirea serviciilor furnizate clientilor, etc.
Fiind un proces indelungat (de regula dureaza 1-2 ani in functie de solutie), in implementare sunt implicati atat cei care ofera suportul tehnic SAP cat si end-useri din diferite departamente ale companiei care asigura respectarea de catre consultanti intocmai a proceselor de business ce se desfasoara in cadrul companiei.
Procesul are in vedere 4 faze principale de implementare:
- faza de pregatire a proiectului
- analiza si intocmire a planului (blueprint)
- crearea structurilor functionale SAP si testarea solutiei
- ultima etapa:transferul solutiei in productie
- Go Live
Ce urmareste fiecare etapa?
Etapa de pregatire urmareste in principal 2 obiective:
- sa se identifice solutia SAP care corespunde cel mai bine obiectului principal de activitate al companiei
- stabilirea si specializarea personalului care se va ocupa de asistenta tehnica SAP
Etapa de analiza si intocmire a planului (blueprint) presupune:
- stabilirea celui mai bun furnizor al solutiei informatice avand in vedere costurile
- identificare posibilelor probleme de implementare si a modalitatilor de recuperare a datelor
- crearea si specializarea unei echipe de suport tehnic in implementarea si dezvoltarea solutiei
- specializarea end-userilor in utilizarea solutiei informatice
- stabilirea unui centru de date SAP (centrul serverelor care sustin solutia)
- instalarea solutiei si componentelor necesare companiei
- alocarea personalului calificat pentru asigurarea suportului informatic, creare unui Help Desk SAP
Crearea structurilor functionale SAP are ca obiective:
- intocmirea unui plan al schimbarilor organizationale pe care il va aduce implementarea solutiei informatice
- intocmirea unui set de reguli n privinta gestionarii sistemului informatic (SAP Best Practices)
- testarea stabilitatii proceselor business SAP, si integrarea lor cu alte procese SAP.
Faza finala urmareste in principal:
- monitorizarea serviciilor de asistenta urmarind in primul rand respectarea indicilor de calitate si performanta(SLA, KPI).
- transferul solutiei din dezvoltare si test in productie.
Activarea solutiei in productie (GO live)

Ce sunt tranzactiile?

Putem numi tranzactie operatia prin care aducem modificari bazei de date, in sine sistemul SAP fiind el insusi un sistem tranzactional. Intregul lant de procese ce are loc in cadrul sistemului este generat de tranzactii.
In SAP o tranzactie este o secventa de pasi(pasi de dialog) pe care o realizeaza utilizatorul pentru a genera un eveniment, modul in care sunt executati toti acesti pasi de dialog fiind monitorizat de un dispatcher SAP.
De regula baza de date nu va fi actualizata pana cand ultima tranzactie nu s-a incheiat, in caz contrar se poate reveni asupra modificarilor.
O tranzactie are la baza 2 etape: una interactiva care poate avea unul sau mai multi pasi si este responsabila pentru pregatirea datelor ce vor actualiza baza de date, si una de actualizare a bazei de date.
Deoarece mai multi utilizatori pot accesa simultan aceeasi informatie, pentru a nu aduce inconsistente in procesul tranzactional exista un mecanism de blocare(LUW) care se activeaza pe durata rularii tranzactiei.
Toate tranzactiile au asociat un cod tranzactional ce se introduce direct in fereastra de comanda, spre exemplu ordinele de vanzare se pot crea accesand din fereastra de comanda codul de tranzactie VA01. O lista a tuturor tranzactiilor disponibile in sistemul SAP R/3 poate fi vazuta accesand tabela TSTC utilizand codul tranzactional SE16(vizualizare tabele) din fereastra de comanda.
Pasul de dialog(screen) este reprezentat de un program dinamic (dynpro) care are la baza o anumita logica de procesare a pasilor de dialog. Un dynpro contine definitiile campurilor, formatul ferestrei de dialog, validarea si logica de procesare a pasilor de dialog.
Logica de procesare presupune ca un dynpro sa controleze ceea ce trebuie executat inainte ca fereastra de dialog sa fie afisata(process before output PBO) si ceea trebuie executat dupa ce utilizator termina de introdus datele in fereastra de dialog.(process
after input PAI)
Trecerea utilizatorului de la o fereastra de dialog la alta genereaza de fapt un pas de dialog , iar un set de pasi alcatuiesc o tranzactie.
Asa cum mentionam mai sus pentru a pastra integritatea unei tranzactii in cazul accesarii simultane a aceleiasi informatii de catre mai multi utilizatorii a fost dezvoltat un mecanism de blocare numit LUW.(Logical Units of Work)
Conceptual un LUW este un set de pasi care trebuiesc executati corect intr-o tranzactie pentru a trece mai departe la logica tranzactiei. Daca apare vreo eroare in executarea unuia din pasi, doar pasul curent este eliminat, iar cei anteriori sunt pastrati.

Customizing

Customizing este unealta prin care iti poti adapta pachetul SAP la cerintele business ale companiei, este metoda prin care se pot imbunatati si dezvolta diferite procese business in functie de cerintele firmei. Unele modificari au efecte imediate asupra altor elemente datorita asocierilor ce sunt definite prin intermediul customizingului, spre exemplu adaugarea tarii in care isi are sediul compania atrage dupa sine determinarea automata a unor elemente precum calcularea taxelor, determinarea cerintelor legale, efecte asupra monedei de schimb, etc. Implementarea customizingului se face de catre experti in procesele de business ce au loc in cadrul companiei care trebuie sa respecte intocmai structura, procesele si functiile din cadrul companiei si sa le transpuna respectand un set de reguli(best practices) in SAP.
Probabil cel mai des utilizat IMG(implementation guide) este unealta care ii ajuta pe specialisti in activitatea de implementare a unui flux nou in SAP. Cunoscut si sub numele de SPRO (dupa numele tranzactiei) meniul de customizare are o structura arborescenta fiecare ramura reprezentand cate un modul, obiectele de sub fiecare ramura reprezantand un element ce poate fi supus customizarii(definire a unui element nou/ asociere intre elemente deja existente).
Fiecare obiect din customizing are atasat o documentatie ce ofera informatii despre obiect in sine si ce actiuni poate desfasura.

Integrarea aplicatiilor in R/3 (AI)

Datele diferitelor aplicatii functionale SAP au proprietatea de a fi integrate si accesibile si de catre aplicatii terte formand un tipar al unui flux continuu de informatii cu 2 sensuri in care informatiile circula intre diferitele departamente ale unei companii. Un alt avantaj al integrarii aplicatiilor este acela ca datele sunt disponibile in timp real, astfel incat un manager care trebuie sa intocmeasca un raport despre situatia financiara a firmei dispune de date instant.
Integrarea modulelor de aplicatie se realizeaza utilizand optiunile disponibile in cadrul R/3 Business Engineer, iar la nivelul modelelor de date integrarea realizandu-se cu ajutorul functiilor disponibile in cadrul Data Modeler.
Un exemplu de model pentru visualizarea datelor unui client:

Interfata utilizator(SAPGUI)

Interfata utilizator reprezinta nivelul de prezentare(dialog) fiind prezenta atat pe sistemele Windows :Windows 95, Windows98, Windows NT, Windows XP cat si pe Motif, OS/2 Presentation Manager si Macintosh.
Interfata utilizator numita si SAPGUI include toate caracteristicile grafice specifice ferestrelor de tip interfata, butoane, bara de meniuri, bara de unelte, linkuri, descrieri de tip pop-up, si meniu contextual.
In functie de programele sau aplicatiile care vor fi rulate de catre utilizator acestea pot avea un design diferit, sa contina mai multe sau mai putine elemente grafice.
Programatorii pot sa defineasca propriile variante grafice adaugand meniuri si alte elemente grafice in functie de cerintele aplicatiilor.
In ultimele versiuni R/3 exista posibilitatea transferului de componente ale nivelului de prezentare catre alte statii de lucru datorita introducerii in arhitectura R/3 a unor componente de tip ActiveX sub Windows sau JavaBeans.

Ce sisteme suporta SAP?

SAP are la baza o tehnologie deschisa in care aplicatiile pot rula pe diferite sisteme de operare, baze de date si pot utiliza diferite tehnologii de comunicare.
Daca va intrebati cu ce sisteme este compatibil SAP aflati ca la nivel de sistem de operare este compatibil cu o serie de sisteme precum:UNIX,Linux, Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows XP, Macintosh.
In timp ce la nivelul bazei de date relationeaza cu o serie de baze de date ca: Oracle, Informix, Adabas D, DB2, si SQL−Server.
La nivelul de aplicatie permite programelor externe sistemului sa interactioneze prin intermediul unor module de functii numite RFC(remote function call), RPC (remote procedure call) sau folosind Business Application Program Interfaces (BAPIs).
Nivelul de comunicatii externe este reprezentat prin:

• EDI (electronic data interchange) interfata ce automatizeaza schimbul de date intre R/3 si alte sisteme partenere.
• MAPI (Messaging Application Program Interface) tehnologie, ce suporta protocoale standard ca X.400 and SMTP ce permit utilizatorilor R/3 sa comunice cu alte sisteme de mailing si Internet.
• BAPI interfata ce permite accesul catre programele si datele din sistem de catre aplicatii externe ale clientilor sau programe partenere complementare.
  
• ALE (Application Link Enabled) permite comunicarea intre sistemul R/3 si alte sisteme externe.

Ce inseamna IBU?

Termenul de IBU(Industry Business Unit) se foloseste pentru a identifica un pachet specific de solutii SAP dezvoltat de partneri sau clienti in colaborare cu echipa SAP pentru un anumit sector industrial.
Dezvoltarea pachetelor de solutii specifice are ca rezultat existenta actuala pe piata a mai multor astfel de solutii pentru diferite sectoare de activitate:
Fiecare pachet de solutii ingloband informatii atat despre piata cat si despre sectorul de activitate in conformitate cu normele in vigoare.
Implicarea SAP in toate aceste sectoare a dus si la dezvoltarea unor module aditionale care la inceput au fost incluse in pachetele de solutii, precum Call Center(preiau comenzile de la clienti), iar apoi observand ca de fapt aceste module sunt comune pentru majoritatea pachetelor de solutii le-a inglobat in asa numitele pachete de solutii strategice (Strategic Business Unit)SBU .
Initial SAP a dezvoltat 3 astfel de pachete strategice SBU:

• SAP Supply Chain Management (SCM), care include module precum SAP Advanced Planner and Optimizer (APO), SAP Business to Business (B2B), si SAP Product Data Management (PDM)
  

• SAP Customer Relationship Management (CRM), care include module precum SAP Sales, SAP Marketing, si SAP Service

• SAP Business Intelligence (BI), care include module ca SAP Business Information Warehouse (BW) si SAP Knowledge Warehouse